Hankintajako asettaa tavoitteet hankinnoille ja tuotannolle

Tuotannon ja hankintojen suunnittelussa jäädään usein odottamaan valmiita tai lähes valmiita toteutussuunnitelmia. Taustalla on toive siitä, että tarjolla on tällöin parempaa tietoa määrä- ja kustannusarviolaskentaa varten. Koska kustannusarviolaskelman jakaminen tuotanto- ja hankintatehtäviksi on työlästä, sitä ei haluta tehdä puutteellisin tiedoin. Näin hankintajako jää odottamaan myöhäisempää vaihetta.

Usein lopullisen suunnitelmatiedon odottelua tärkeämpää olisi kuitenkin aloittaa tuotannon ja hankintojen suunnittelu silloin, kun näitä koskeviin suunnitteluratkaisuihin voidaan vielä vaikuttaa. Simulaation avulla tuotantoa ja hankintoja voidaan suunnitella kattavasti jo hankkeen yleissuunnitelmien perusteella.

Hankintajako on vain urakoitsijoiden hommaa, vai onko?

Suunnitelmien tarkastelutapa muuttuu toteutussuunnitteluvaiheessa tilojen ja rakennusosien kokonaistarkastelusta tuotantoratkaisu- ja hankintakohtaiseen tarkasteluun. Emme siis enää tarkastele rakennusta vain tuotteena, vaan rakennustehtävinä ja niiden muodostamina kokonaisuuksina. Rakennustehtävien tarkastelu onkin luontevinta tehdä tehtävien mukaisina tuotanto- ja hankintakokonaisuuksina.

Helposti ajatellaan, että tuotannon tai hankintojen suunnittelu on ”sitä urakoitsijoiden hommaa”. Kokonaisurakoissa tai jaetuissa urakoissa rakennuttaja teettää lähes valmiit suunnitelmat, joiden pohjalta tarjoajat tekevät määrä- ja kustannusarviolaskelmat urakkatarjouksiaan varten. Näin tuotantolaskelmista saadaan täydelliset, mutta miten on itse suunnitelmien laita? Kuka niitä on ohjannut ja millä välineillä? Valitusta toteutusmuodosta riippuen tätä toteutussuunnittelun tarkastelua ohjaa joko rakennuttaja, päätoteuttaja tai nämä molemmat yhdessä. Siksi tuotanto- ja hankintajako ei ole vain urakoitsijan työtä, vaan koskettaa useita hankeosapuolia.

• Rakennuttajana haluan, että toteutussuunnittelua ohjataan kohti tavoitteiden kannalta parhaita ratkaisuja. Lisäksi haluan urakkakohtaiset sisällöt ja budjetit itse suorittamilleni hankinnoille, toteutinpa hankkeeni millä toteutusmuodolla tahansa. Haluaisin myös päästä hyvissä ajoin tarkastelemaan ja erottelemaan mahdollisia ennakko- ja erillishankintoja.
• Päätoteuttajana yhteistoimintaisissa allianssi- ja projektinjohtomuodoissa minun pitäisi jo sopimuksenkin perusteella tehdä toteutussuunnittelun alkaessa hankintastrategian mukainen hankintajako tavoitebudjetteineen. Tämän perusteella voin laatia suunnitelmakokonaisuuksien muodostaman suunnitelmapakettijaon jatkosuunnittelua ja sen aikataulutusta varten. Toisaalta olisi myös hyödyllistä saada vielä tätäkin aikaisemmin hankintakohtaista määrätietoa tuotannon alustavaa aikataulutusta ja resurssivarauksia varten.
• Urakoitsijana kokonaisurakoissa ja jaetuissa urakoissa saan lähes valmiit suunnitelmat rakennuttajalta määrä- ja kustannusarviolaskentaa sekä hankintajakoa varten. Mutta gryndi-, elinkaari- ja kvr-kohteissa on haasteeni sama kuin yhteistoimintamuotojen päätoteuttajilla. Haluan jo varhaisemmissa suunnitteluvaiheissa ohjata hanketta.
• Suunnittelijana haluaisin tietää riittävän ajoissa, mitä rakennuttajat ja päätoteuttajat toteutussuunnittelultani haluavat. Ovatko hankintojen määrittämät suunnitelmapaketit aikatauluineen mahdollisia toteuttaa? Onko hankinnoilla nimen lisäksi myös sisältö, jotta ei tarvitsisi arvailla, mitä suunnitelmilta odotetaan? Saamani informaation tulisi olla mahdollisimman avointa ja selkeää, jotta ymmärrän paremmin tekemieni ratkaisujen seuraukset, pystyn ehdottamaan rakentavia vaihtoehtoja ja saan tehtyä suunnitelmani kerralla kuntoon.

Simulaation avulla luotu rakennusosa-arvio hankintajaon pohjana

Realaizerin tuotanto-osat-moduuli muuttaa suunnitelmien mukaiset rakennusosat ja tekniset järjestelmät hankintakokonaisuuksiksi. Tämä tapahtuu automaattisesti aiempien vaiheiden simulaatioiden perusteella. Simulaatio säästää aikaa ja auttaa hanketta pysymään tavoitteissaan: mahdolliset erot esimerkiksi kustannuksissa ovat nähtävillä hyvissä ajoin, jolloin niihin on aikaa reagoida.

Realaizer lähtee liikkeelle suunnitteilla olevan kiinteistön käyttötarkoituksista ja tarvittavista tiloista. Näiden perusteella ohjelma simuloi rakennuksen ja sen jokaisen rakennusosan yksittäisiin komponentteihin kuten suunnittelijat sen suunnittelisivat. Ehdotus- ja yleissuunnittelun aikana rakennusosat ja tekniset järjestelmät tarkentuvat ja päivitetään. Tarkennettuihin rakennusosiin pohjautuen moduuli jakaa sisällön automaattisesti alihankintatason mukaisiksi tuotantopaketeiksi ja tästä valitun toteutusmuodon mukaisiksi hankinnoiksi.

Simulaatio varmistaa, ettei hankintojen suunnittelua tarvitse aloittaa nollasta uudella laskelmalla.

Pohjalla on aina edellisissä vaiheissa tehty suunnittelu- ja laskentatyö. Laskelma on aina myös kattava, vaikka suunnitelmat eivät vielä sitä olisi. Se mitä ei ole vielä suunniteltu, on huomioitu laskelmassa simulaation avulla, eikä tuotanto- ja hankintalaskelma jätä huomioimatta näitäkään osa-alueita.

Poikkeamat suhteessa tavoitteeseen havaitaan ajoissa

Hankintajako on mahdollista toteuttaa simulaation avulla huomattavasti aiempaa aikaisemmin ja nopeammin. Alustavia simulaatiota voidaan tehdä jo ennen varsinaisen hankintajaon laadintaa. Tämä mahdollistaa tuotannon näkökulman kytkemisen suunnittelun ohjaukseen entistä paremmin. Tuotannon ja hankinnan osaajien on luontevampaa tarkastella suunnitelmia heidän käsittelemässään muodossa, jotta palaute suunnitteluun on selkeää ja kaikille osapuolille ymmärrettävää.

Hankintajaolla asetetaan tavoitteet hankinnoille ja tuotannolle. Näin poikkeamat hankintojen sisältöön tai kustannuksiin voidaan havaita heti, jos niitä syntyy jatkosuunnittelussa tai saaduissa tarjouksissa. Mikäli poikkeamia löytyy, on aikaa reagoida ja valita ratkaisu, joka vie lähimmäksi tavoitetta. Jos poikkeamiin ei reagoida riittävän ajoissa, tulee rakennushankkeen ohjaajasta matkustaja, joka voi vain seurata, mihin hallitsematon matka päätyy. 

Kiinnostaako rakennushankkeen ohjaus simulaation avulla? Ota meihin yhteyttä niin kerromme lisää.