Miten määritellä tilat strategisesti?

Miten määritellä tilat strategisesti?

Strateginen tilamitoitus määrittelee hankkeen osapuolille yhteisen kielen

Rakennushankkeeseen investoinnin taustalla on aina odotus tulevasta hyödystä. Hankkeen tilaaja ja käyttäjät odottavat, että tulevat tilat palvelevat heidän toimintojaan. Oli kyse sitten hyvän ja nopean hoidon tarjoamisesta potilaille tai koululaisten opettamisesta laadukkaasti, tasapuolisesti ja modernisti.

Rakennusala taas odottaa tilaajalta sitä, että tämä pystyy kääntämään odotuksensa tiloista konkreettisiksi tavoitteiksi ja vieläpä rakentajille ymmärrettävällä kielellä. Harva tilaaja kuitenkaan pystyy tähän. Näin odotusta tulevasta hyödystä ei onnistuta kuvaamaan kaikille rakennusalan osapuolille ymmärrettävällä tavalla. Yhteistä kuvaelmaa tarvittaisiin kuitenkin siksi, että hankkeen eri osapuolet pystyisivät sitoutumaan heidän ymmärtämällään ammattikielellä ilmaistuihin tavoitteisiin. Jos yhteistä kuvaelmaa hankkeesta ei ole tai sitä ei ymmärretä, niin hankkeet tuppaavat mennä pahasti pieleen.

Rakennusala odottaa tilaajalta sitä, että tämä pystyy kääntämään odotuksensa tiloista konkreettisiksi tavoitteiksi.

Yhteisen kielen merkitystä kuvaa hyvin tilanne, jossa kysyn sairaalahankkeeseen osallistuvalta lääkäriltä, että otetaanko teräs- vai betonipilarit, johon hän vastaa, ettei tykkää pilareista, koska ne ovat aina tiellä. Jos taas päätän painostaa häntä vielä lisää kysymällä, haluatko 55 vai 60 neliön kokoisen leikkaussalin, hän vastaa, että mitä isompi, sen parempi, mutta nyt täytyy kiirehtiä potilaan luo. Tämän tiedon valossa konkreettisten tilatavoitteiden määrittely on vielä hyvin vaikeaa.

Jos sen sijaan lähestyn lääkäriä kysymällä, millaisia leikkauksia hän suorittaa, paljonko potilaita hän tapaa viikossa, kauanko eri operaatiot kestävät ja keitä leikkauspöydän ympärillä työskentelee, lääkäri innostuu kuvaamaan työtään ja toimintansa edellytyksiä. Toiminnan edellytyksillä ja tavoitteilla pystyn määrittämään leikkaussalien luonteen ja lukumäärän, eli kääntämään tiedon käyttäjän toiminnasta ja odotuksista suunnittelijoiden ymmärtämälle kielelle – toiminnoista tavoitelluiksi tiloiksi. Suunnittelijat taas muuttavat tämän tiedon toiminnasta ja tiloista urakoitsijoiden käyttämälle kielelle – täsmällisiksi rakennusosiksi.

Jos kysyn sairaalahankkeessa lääkäriltä, että otetaanko teräs- vai betonipilarit, hän vastaa, ettei tykkää pilareista, koska ne ovat aina tiellä.

Tilaaja määrittää rakennushankkeen hinnan

Rakennushankkeen lähtökohtana on, että asiakas määrittää mitä haluaa. Siksi rakennusala olettaa, että tilaaja pystyy kääntämään odotuksensa hyödystä rakennusalan kielelle. Tämä edellyttää taas tilaajalta sitä, että hän osaa kääntää toimintonsa tiloiksi ja rakennusosiksi, mutta harvalla tilaajalla on ylimääräisiä resursseja tai ammattilaisia tähän.

Tilanne johtaa usein siihen, että tilaajan palkkaamat arkkitehdit ja suunnittelijat pyrkivät auttamaan tilaajaa parhaansa mukaan asiassa. Totuus on kuitenkin se, että tilaajan on määritettävä myös aina, paljonko on valmis maksamaan haluamastaan. Siksi suunnitelmista saadun kustannuspalautteen perusteella tilaaja joutuukin usein toteamaan, että vaikka suunnitelmat palvelisivatkin odotusta tulevasta hyödystä, sen hintalappu muodostuu liian kalliiksi. Ja näin on aika palata lähtöruutuun.

Rakennushankkeen kustannus ei siis ole se, mitä rakennus maksaa vaan se, mitä tilaaja haluaa maksaa. Jos tilaajan halu ja maksukyky eivät kohtaa, toiminnallista konseptia tulee kehittää niin, että ne jossain vaiheessa kohtaavat. Aikaa saattaa kulua kuukausia – jopa vuosia – kun arkkitehti ja suunnittelijat yrittävät näin kääntää tilaajan tavoitteita tiloiksi ja kustannuksiksi siten, että hanke palvelisi mahdollisimman hyvin tilaajan odotuksia.

Toiminnallista konseptia tulee kehittää niin, että tilaajan halu ja maksukyky kohtaavat. Aikaa tähän saattaa kuitenkin kulua kuukausia – jopa vuosia.

Miten määritellä tilat strategisesti? Haahtela TVD® kääntää tilaajan strategian alalle sopivaan muotoon

Mutta mitä jos yhtä ja samaa rakennushanketta voitaisiin tarkastella samanaikaisesti useasta eri näkökulmasta ja hankkeen usealla eri osapuolten kielellä, jo ennen ensimmäistäkään suunnitelmaa? Mitä jos olisikin olemassa rakennusalan oma ”Google Translator” – eli ohjelma, jossa eri kieltä keskenään puhuvat hankkeen osapuolet voisivat osallistua keskusteluun ja tulla ymmärretyksi? Alusta, jossa eri osapuolten tapa määritellä hanke kääntyisi luontevasti toiminnasta tiloihin ja tilaominaisuuksiin, ja edelleen täsmällisiksi rakennus- ja tuotanto-osiksi.

Mitä jos olisikin olemassa rakennusalan oma Google Translator – eli ohjelma, jossa eri ”kieltä” keskenään puhuvat osapuolet voisivat tulla ymmärretyksi?

Esimerkiksi näin: hankkeen tilaaja odottaa, että rakennuksessa suoritetaan tietty määrän avoleikkauksia viikossa ja on valmis maksamaan tästä tietyn summan. Ohjelma kääntäisi tämän tilaajan tarpeen ensin tiloiksi ja tilaominaisuuksiksi ja sitten rakennus- ja tuotanto-osiksi. Samalla se hinnoittelisi hankkeen ja ilmoittaisi sen ylittävän asiakkaan maksuhalukkuuden. Tilaaja tarkistaisi leikkaussalien simuloidun käytön ja huomaisi, että voisi tehostaa toimintaansa, jolloin käyttöastetta saataisiin nostettua 60 prosentista 75 prosenttiin. Näin ollen leikkaussaleja tarvittaisiinkin seitsemän sijaan enää vain kuusi, jolloin tilaajan tarve ja maksukyky kohtaisivat.

Kaikki tämä tapahtuisi ilman, että suunnitteluun olisi kulunut pahimmillaan vuosia ja itse asiassa jo ennen kuin ensimmäistäkään luonnosta tai suunnitelmaa olisi edes ehditty piirtää.

Strateginen tilamitoitus mukautuu tilaajaan tarpeeseen ja maksukykyyn

Rakennushankkeen on mahdollista olla juuri sen hintainen, mitä tilaaja haluaa nimenomaisesta rakennuksesta maksaa ja palvella samalla hankkeelle asetettuja tavoitteita. Simuloimalla käyttäjän toimintaa ja sen asettamia vaatimuksia hankkeen kustannuksista on mahdollista saada arvio tunneissa kuukausien sijaan. Mikäli arvio on tilaajan maksuhalua korkeampi, niin toiminnallista konseptia kehitetään simulaation avulla niin pitkään, että tilaajan tavoitteet ja maksukyky jossain vaiheessa kohtaavat.

Simuloimalla käyttäjän toimintaa ja sen asettamia vaatimuksia hankkeen kustannuksista on mahdollista saada arvio tunneissa kuukausien sijaan.

Mikäli toiminnan vaatimusten ja tavoitteiden kuvausta ei saada yksiselitteisesti kuvattua, konseptin löytämiseen saattaa perinteisiä keinoja käyttäen mennä vuosia, eikä löydetty konsepti välttämättä palvele tulevaisuuden tai edes nykyhetken tarpeita. Käsittelen kollegani Markus Mikkolan kanssa tilojen ja strategian yhteyttä yksityiskohtaisemmin blogitekstini lopusta ladattavassa oppaassa, jonka tavoite on auttaa sinua onnistumaan strategiassasi määrittelemällä toimintaa aidosti parhaiten palvelevat tilat.

Haahtela TVD® -simulaatiomalli toimii juuri edellä mainitulla tavalla. Sairaalan palvelukyky ja toiminnot simuloidaan esimerkiksi leikkauksina, kuntoutuksena, ruokahuoltona sekä prosesseina – kuten 60 000:na kappaleena lääkärin vastaanottoja vuodessa. Suunnittelijoille simulaatio kuvaa sairaalan tarvittavina tiloina ja tilaominaisuuksina, ottaen huomioon rakennuspaikan mahdollisuudet ja rajoitteet. Tilaajan ylimmälle johdolle simulaatiomalli tekee sairaalan konkreettiseksi ja mitattavaksi investoinniksi ja ylläpitokustannuksiksi, sekä kuvaa ympäristölle aiheutuvan kuorman rakentamisen ja ylläpidon hiilijalanjälkenä.

Haahtela TVD® simuloi sairaalan leikkauksina, kuntoutuksena, ruokahuoltona sekä prosesseina – kuten 60 000:na kappaleena lääkärin vastaanottoja vuodessa ja kääntää kaiken alalle ymmärrettävään muotoon.

Simulaatiomallin nimi – Haahtela TVD® – juontaa juurensa ajattelutavasta: Target Value Delivery, jolla asiakkaan toiminta ja tarpeet tavoitteellistetaan ja kuvataan yhteiseen toimitusketjuun suunnittelijan ja toteuttajan kanssa (lue tarkemmin ajattelutavasta täällä). Simulaatiomalli itsessään on siis osapuolten välinen kielenkääntäjä, hankkeen onnistumista helpottava tulkki.

Olipa toimintasi sitten millaista tahansa, Haahtela TVD® -simulaatiomallin avulla pystyt simuloimaan toimintasi vaatiman tilatarpeen, tarkastelemaan erilaisia maksukykyysi soveltuvia konsepteja ja kommunikoimaan tavoitteesi ymmärrettävästi hankkeen muille osapuolille. Lataa itsellesi alta opas, joka auttaa sinua tarkastelemaan toimintojasi strategisessa valossa.



Opas strategiseen hankekehitykseen

Oppaan avulla opit Haahtela TVD® -simulaatiomallia hyödyntävästä strategisesta tilasuunnittelusta, jonka avulla hankekehitys on hallittua ja tehokasta.

Lue lisää

Tutustu strategiseen tilamitoitukseen >